La recepción y Pagos

1Qué es Pagos y quién lo usa

Pagos es la parte de GEMfit donde el gimnasio define qué vende, le asigna un plan a cada cliente y registra cada cobro. Tres pantallas, siempre en el mismo orden en el menú de la izquierda: Clientes, Planes y Pagos.

Las cuatro piezas

• Plan: lo que el gimnasio vende. Tiene duración (un día, una semana, un mes, tres meses…), precio y moneda. Ejemplo: “Mensual, $ 35.000”.
• Suscripción: un plan comprado por un cliente (o compartido entre varios), con fecha de inicio y fecha en que vence. Un cliente tiene como máximo una suscripción abierta a la vez.
• Cuota: cada pago previsto de esa suscripción. Un “Pago único” es una sola cuota; “En cuotas” son de 2 a 12 pagos mensuales.
• Pago: el cobro real que la recepción registra sobre una cuota, con método, monto, fecha y quién lo cobró. Se puede anular, nunca borrar.

Quién ve qué

Cómo se habilita Pagos en un gimnasio hoy

No hay un interruptor de “Pagos sí / Pagos no”. Tener Pagos es tener un usuario de recepción (el que en GEMfit aparece como “Staff”). Cuando el equipo de GEMfit crea ese usuario desde adentro de GEMfit, el gimnasio ya puede entrar a Clientes, Planes y Pagos. El dueño, con su usuario de Administrador, también puede entrar sin que nadie le cree nada.

2Recorrido de 5 minutos

Un día típico de mostrador, de principio a fin. Cada paso tiene su capítulo con todo el detalle; acá va lo justo para entender cómo encaja todo.

1. Entrar y mirar la lista Abrís Clientes. Arriba, cuatro tarjetas con un número cada una: Total, Al día, Pago pendiente y Vencida. Con eso ya sabés a quién hay que cobrarle hoy. La columna Suscripción de cada fila dice en qué estado está cada cliente. (Cap. 4 y 5.)
2. Dar de alta a alguien que llega por primera vez y paga Tocás Nuevo cliente. En el paso 1 cargás nombre y apellido (el usuario y la contraseña se generan solos); en el paso 2 elegís el plan; en el paso 3 dejás prendido Cobrar la primera cuota ahora, elegís Efectivo y tocás Crear cliente y asignar plan. Aparece el aviso “Cliente creado y cobro registrado” y una pantalla con el usuario y la contraseña para copiar o mandar por WhatsApp. El cliente nace Al día. (Cap. 6.)
3. Cobrarle una cuota a alguien que ya es cliente En la lista, en el menú de tres puntos de su fila, Cobrar. Se abre Registrar pago con la cuota impaga más vieja, el monto ya cargado y los seis métodos. Elegís uno y confirmás. Aparece el aviso “Pago registrado”. Si el cliente pagó una parte, escribís ese monto y la cuota queda Parcial. (Cap. 8.)
4. Renovar a quien se le termina el plan Cuando un cliente aparece Por vencer o Vencida con todo pagado, Renovar suscripción. La fecha de inicio ya viene puesta en el día en que vence el plan actual; podés cambiar de plan. Después de renovar, la primera cuota nueva se cobra desde la ficha con Cobrar. Primero cobrá lo que deba de la suscripción vieja: al renovar, esa deuda deja de ser cobrable. (Cap. 10.)
5. Cerrar la caja del día en Pagos La pantalla abre con “Mostrando pagos de hoy”: total cobrado, cantidad de pagos, cuánto fue en efectivo y qué se anuló, más la línea “Por método:”. Cada fila abre Detalle del pago, desde donde se manda el comprobante o se anula con motivo. (Cap. 15.)
6. Bajar el reporte Exportar y después Planilla CSV para Excel o Reporte PDF con los totales del período y el listado. Se exporta exactamente lo que está en la tabla: si filtraste por un mes o por método, eso sale. (Cap. 16.)

3Planes

Un plan es lo que el cliente compra: una duración, un precio y una moneda. Se administran en Planes (“Catálogo de planes que vende el gimnasio”). Sin al menos un plan activo no se puede vender nada.

El catálogo

• Se listan todos los planes: primero los activos, después los inactivos, cada grupo por fecha de creación.
• Si no hay ninguno: “Todavía no tenés planes”, “Creá tu primer plan para empezar a vender suscripciones.” y el botón Crear primer plan.
• El lápiz de cada tarjeta abre Editar plan. No existe borrar un plan: se desactiva.
• Si la página no carga, aparece “No pudimos cargar los planes.” con Reintentar; nunca se confunde con un catálogo vacío.

Crear o editar un plan

El botón Nuevo plan abre la ventana con la descripción “Lo que el cliente compra: duración, precio y moneda.” Al editar, la descripción cambia a “Los cambios aplican a las próximas suscripciones; las que ya existen no se tocan.”

Al guardar: aviso “Plan creado” o “Plan actualizado”. En la tarjeta el tipo se lee en minúsculas (“Mensual”, no “MENSUAL”). El precio va seguido de la duración: “/ mes”, “/ 3 meses”, “/ día”, “/ 8 semanas”.

Duraciones y qué permiten

• Los planes medidos en meses (Mensual, Trimestral, Semestral, Anual, o Personalizado en “Mes(es)”) se pueden vender en un pago único o en cuotas mensuales.
• Los planes en días o semanas solo admiten pago único. Si se intenta en cuotas: “En cuotas solo está disponible para planes mensuales”.
• La fecha de vencimiento por defecto de una suscripción es inicio + duración del plan, conservando el día del mes. Un Mensual que empieza el 10 de octubre vence el 10 de noviembre. Si el día no existe se usa el último del mes (31 de enero + 1 mes = 28 o 29 de febrero).

Moneda

Cada plan tiene su moneda. Un gimnasio puede tener un “Mensual” en ARS y un “Mensual en dólares” en USD. Las suscripciones guardan la moneda del plan en el momento de la venta, y los cobros se registran en esa moneda. Nunca se convierte ni se suma entre monedas: la pantalla Pagos y el reporte PDF muestran un bloque por moneda.

Cómo se escribe la plata

Todos los campos de dinero (precio del plan, monto de cada cuota, monto a cobrar) aceptan solo dígitos, punto y coma. Debajo muestran siempre una vista previa de cómo se va a guardar. Las reglas:

• La coma siempre es decimal: “25,50” son veinticinco con cincuenta.
• Un solo punto seguido de exactamente 3 dígitos es separador de miles: “25.000” son veinticinco mil. Un solo punto con otra cantidad de dígitos es decimal: “25.50” son veinticinco con cincuenta.
• Varios puntos son miles: “1.234.567”. Si hay coma y punto, el último que aparece es el decimal: “1.234,56” y “1,234.56” valen lo mismo.
• Más de dos decimales no se acepta.

Por eso la vista previa importa: “Se va a guardar: $ 25.000,00” en planes, “Se cobra: …” en cada cuota y “Se va a cobrar: …” en el cobro. Antes de confirmar, leé esa línea.

Qué bloquea un plan inactivo y qué no

4Clientes: la lista

Clientes es la pantalla de trabajo de la recepción: “Gestioná pagos y suscripciones de tus clientes”. Arriba, cuatro tarjetas con un número cada una, el pulso del gimnasio; abajo, la lista con filtros y un menú de acciones por fila.

Los cuatro números de arriba

No hay tarjeta para “Sin suscripción”: ese número está en el subtítulo de Total. Cada tarjeta tiene su color: Total en violeta, Al día en verde, Pago pendiente en azul y Vencida en rojo (o en gris cuando no hay ninguna vencida).

Filtros y búsqueda

• Buscar clientes...: busca por nombre, apellido, email, teléfono y usuario, sin importar acentos ni mayúsculas.
• Menú desplegable Estado: “Todos los estados”, “Habilitados” (punto verde) y “Deshabilitados” (punto gris). Filtra la cuenta. (El botón del filtro dice “Estado” aunque la columna se llame “Cuenta”.)
• Menú desplegable Suscripción: los cinco estados, cada uno con una línea que explica qué significa.
• Limpiar filtros y el contador “21 de 21 clientes”.

Las columnas

Las suscripciones compartidas se ven agrupadas: las filas de los clientes que comparten van juntas, con un borde a la izquierda, ordenadas por antigüedad.

El menú de acciones de cada fila

El menú muestra solo lo que se puede hacer con ese cliente. En este orden:

5Los 5 estados de un cliente

Un cliente tiene dos cosas independientes: una cuenta (puede entrar a la app o no) y una suscripción (debe plata o no, y hasta cuándo dura su plan). La cuenta es Habilitado o Deshabilitado. La suscripción tiene cinco estados que la app calcula sola, en el momento, cada vez que se abre una pantalla.

Cuenta: Habilitado / Deshabilitado

Habilitado significa que el cliente puede entrar a la app con su usuario. Deshabilitado significa que no puede entrar (ve “Tu cuenta ha sido deshabilitada. Contactá a tu entrenador.”), y que la recepción no le puede asignar un plan nuevo ni sumarlo a una suscripción compartida. Deshabilitar no toca la suscripción que ya tiene: las cuotas siguen ahí, se pueden cobrar y el estado se sigue calculando.

Para la cuenta de una persona la app nunca dice “activo”: dice Habilitado o Deshabilitado.

Suscripción: los cinco estados

Dos números mandan: 10 días hacia adelante y 7 días hacia atrás. “Hoy” es el día calendario del gimnasio (hora de Argentina). La app evalúa en este orden y se queda con el primero que aplica. Cada estado tiene su color, el mismo en la lista, en el filtro y en la ficha: verde para Al día, azul para Pago pendiente, ámbar para Por vencer, rojo para Vencida y gris para Sin suscripción.

Ejemplos con fechas

• Juan tiene una cuota que venció el 4 de octubre y hoy es 10 de octubre: pasaron 6 días, así que está Pago pendiente. El 12 de octubre, con 8 días, pasa a Vencida.
• Lucía pagó todo y su plan vence el 15 de noviembre: hoy está Al día. El 5 de noviembre (faltan 10 días) pasa a Por vencer. El 16 de noviembre, con el plan terminado, pasa a Vencida aunque no deba un peso: hay que renovar.
• Un cliente dado de alta hoy con el cobro apagado: su cuota 1 vence hoy, así que queda Pago pendiente desde el primer minuto.
• El día de vencimiento del plan cuenta completo: el plan vale hasta las 23:59 de ese día. El día siguiente ya es Vencida.

Los estados de una cuota

Cada cuota también tiene su etiqueta en la ficha. Prioridad: pagada, parcial, vencida, por vencer, programada.

6Dar de alta un cliente

El botón Nuevo cliente abre un paso a paso de tres pantallas: “Cargá los datos del cliente y, opcionalmente, asignale un plan.” Los pasos se llaman Datos del cliente, Elegir plan y Pagos y vencimiento. Todo (cliente, suscripción, cuotas y el primer cobro) se guarda en una sola operación: o se crea todo o no se crea nada.

Paso 1: Datos del cliente

Errores locales que puede ver la recepción en este paso: “El nombre es obligatorio”, “El apellido es obligatorio”, “El usuario es obligatorio”, “El usuario debe tener al menos 3 caracteres”, “Solo letras minúsculas, números y puntos”, “La contraseña debe tener al menos 6 caracteres”, “Email inválido”.

Paso 2: Elegir plan

• Buscador “Buscar plan por nombre, tipo o descripción...”.
• La fila Sin plan (etiqueta “Sin suscripción”) dice: “El cliente queda sin suscripción; podés asignarle un plan más adelante.” Si la elegís, el botón pasa a Crear sin plan y el alta termina acá, sin paso 3.
• Si no hay planes activos: “No hay planes activos” y “Creá un plan en la sección Planes antes de dar de alta clientes, o seleccioná “Sin plan” arriba.”
• Si no elegís nada: “Elegí un plan o seleccioná 'Sin plan'”.

Paso 3: Pagos y vencimiento

Fecha de inicio

Por defecto, hoy (se recalcula al abrir el paso a paso, aunque la pestaña lleve horas abierta). Ayuda: “Podés elegir una fecha pasada si el cliente ya empezó.” No hay límite hacia atrás. Mover el inicio recalcula “La próxima cuota vence el”, “El plan vence el” y las fechas de todas las cuotas.

Tarjeta “Forma de pago”

• Cantidad de pagos: un contador de 1 a 12 que solo aparece con planes en meses. Con 1 dice “Pago único — se cobra el total de una sola vez”; con N dice “En cuotas — el cliente paga en N pagos mensuales”. Siempre arranca en 1.
• La próxima cuota vence el (solo en cuotas): por defecto un mes después del inicio. Tiene que ser posterior al inicio, y el calendario ya bloquea los días anteriores. Las cuotas 3, 4… caen mes a mes a partir de esa fecha. Mover esta fecha ya no corre el vencimiento del plan.
• El plan vence el: por defecto inicio + duración del plan. No puede ser anterior al inicio; sí puede ser el mismo día (un pase diario).
• Tabla de cuotas (columnas “Cuota”, “Vencimiento”, “Monto (ARS)”): la cuota 1 siempre vence el día de inicio y lleva la marca “(hoy)” cuando corresponde. El precio se reparte en partes iguales y el resto va a la última. Cada monto es editable y muestra debajo “Se cobra: $ 13.333,33”. Al pie: “Total: $ X” y, si no cierra, “· Falta $ Y” o “· Sobra $ Y” en rojo, con el link Reiniciar a partes iguales.

Avisos si algo no cierra: “Cada cuota tiene que tener un monto mayor a 0.” y “La suma de las cuotas debe coincidir con el precio del plan.” Por fila: “Monto inválido” o “El monto tiene que ser mayor a 0”. Mientras haya uno de estos, el botón queda deshabilitado y al lado dice “Revisá los montos de las cuotas.”

“Cobrar la primera cuota ahora”

Un botón de prender y apagar con el monto al lado (“Cobrar la primera cuota ahora $ 35.000,00”), prendido por defecto. Prendido, pide Método de pago entre Efectivo, Transferencia, Mercado Pago, Débito, Crédito y Otro. El monto es fijo: se cobra exactamente la cuota 1, ni más ni menos. Si lo apagás, aparece: “El cliente queda con la cuota impaga. Vas a poder cobrarla después desde su ficha.”

Resumen y botón

Debajo: “{Cliente} · {Plan} · Pago único” (o “3 cuotas”) “· Mensual” y “Total del plan $ 35.000,00 / mes”. El botón dice Crear cliente y asignar plan (o Crear cliente si es sin plan) y pasa a “Procesando...” mientras guarda. Mientras guarda, el paso a paso no se cierra con la tecla Esc, ni con un clic afuera, ni con Cancelar. Es para no perder la contraseña generada.

Qué pasa según cómo lo dejaste

La pantalla de éxito: pasarle el usuario y la contraseña

• “Compartí las credenciales con {nombre}.” muestra Usuario y Contraseña. Es el único momento en que la contraseña se ve: después solo se puede cambiar.
• Copiar: aviso “Credenciales copiadas al portapapeles”.
• WhatsApp: abre WhatsApp con un mensaje listo (“Hola {nombre}! Ya podes ver tu entrenamiento aca: https://gemfit.app/{código} Usuario: … Contraseña: … Cualquier duda, lo vemos en el gym!”). Sin teléfono, el botón queda deshabilitado con “Agregá un teléfono para enviar por WhatsApp” y el texto “No agregaste teléfono, pero podés copiar las credenciales y enviarlas manualmente.”
• Ver cliente abre la ficha recién creada; Cerrar vuelve a la lista.

7La ficha del cliente

La ficha responde tres preguntas: quién es, cuánto pagó y cuánto falta. Se abre desde la fila de la lista, desde Ver detalles o desde Ver cliente al terminar un alta. Arriba, Volver a clientes.

Cabecera

Iniciales, nombre, las dos etiquetas (cuenta y suscripción), el usuario y “Registrado el {fecha}”. A la izquierda, la tarjeta Contacto con email, teléfono y un botón WhatsApp que abre un chat con el cliente. También la tarjeta Información personal con edad y género (hoy no se editan desde acá).

El menú de tres puntos de la ficha

1. Editar cliente (cap. 13).
2. Renovar suscripción y Cancelar suscripción, si hay suscripción abierta (cap. 10). O Asignar plan, si no la hay y la cuenta está Habilitado (cap. 12).
3. Cambiar contraseña y Deshabilitar / Habilitar (cap. 14).
4. Eliminar cliente.

La tarjeta de la suscripción

Lleva el nombre del plan como título y una etiqueta Pago único o En cuotas. El lápiz de la derecha abre Editar fechas.

• Cuatro celdas: Inicio, Vence, Precio, Cuotas (cantidad).
• “Cobrado $ 25.000,00 de $ 90.000,00” con una barra de progreso por plata (no por cantidad de cuotas) y, si queda saldo, “Falta cobrar $ 65.000,00”. Es la respuesta directa a “¿cuánto me debe?”.
• Alertas según el caso: “Suscripción vencida hace N días”; “El cliente tiene una cuota que venció hace más de 7 días. Registrá el cobro para regularizarlo.”; “El plan vence hoy” / “mañana” / “en N días” con un botón Renovar suscripción al lado.
• Abajo, una tarjetita por cada persona que tiene esta suscripción (nombre y teléfono, con link a su ficha) y el botón Agregar cliente para compartirla (cap. 11).

La tabla Cuotas

Columnas N°, Vencimiento, Monto, Saldo, Método, Estado, Acciones.

• Monto es lo que sale la cuota. Si está parcialmente paga, debajo dice “pagó $ 9.000,00”.
• Saldo es lo que falta de esa cuota ($ 0,00 si está pagada).
• Método muestra con qué se pagó, o “—” si todavía no se cobró nada.
• Estado: Pagada, Parcial, Vencida, Por vencer, Vence hoy o Programada.
• Acciones, solo en cuotas no pagadas: Cobrar y el lápiz “Editar vencimiento de la cuota N”. El lápiz también aparece en una cuota Parcial.
• Al pie, “Saldo pendiente”: la suma de la columna Saldo. Coincide con “Falta cobrar” de la tarjeta.

La tarjeta Pagos

Lista todos los cobros de la suscripción abierta. Columnas Fecha (día y, debajo, hora y quién cobró), Registrado desde (solo si la suscripción es compartida), Cuota, Método, Monto, Estado (Cobrado o Anulado; el motivo de la anulación aparece al apoyar el mouse encima) y Acciones.

• En cada pago no anulado: el menú Comprobante (cap. 16) y el botón Anular (cap. 9).
• Un pago anulado se ve tachado, sin acciones.
• Vacío: “Todavía no se registraron pagos de esta suscripción.”

Historial: “Suscripciones pasadas (N)”

Cada suscripción que se cerró queda acá con una etiqueta que dice por qué se cerró. Todas van en gris: la suscripción ya está cerrada y no hay nada que cobrar.

• Si era compartida, dice “Compartida con …”; si el cliente salió antes de que se cerrara, “Salió el {fecha}”.
• Las cuotas de una suscripción cerrada se muestran con el estado que tenían el día del cierre, no el de hoy. Un plan cancelado en el primer mes no muestra “Vencida” en las cuotas 2 y 3 tres meses después.
• Las cuotas impagas de una suscripción cerrada quedan como historial: no se pueden cobrar y sus pagos no se pueden anular.

8Cobrar una cuota

Cobrar es registrar un pago que ya ocurrió sobre una cuota. Se llega con Cobrar: desde el menú de la lista (sobre la cuota impaga más vieja) o desde cada fila impaga de la tabla Cuotas de la ficha. Las dos abren la misma ventana, Registrar pago.

Qué muestra la ventana

Subtítulo

“Cuota N° X · vence {fecha}”.

Etiquetas

“Le cobrás a {nombre}”. Si la cuota está vencida: “Vencida hace N días” (o “Vencida”). Si ya tiene un pago parcial: “Pago parcial”.

Saldo de cuota

Monto de la cuota menos lo ya pagado. Si la suscripción es compartida, debajo dice “Suscripción compartida con Ana y Bruno”.

Monto a cobrar

Viene cargado con el saldo. Se puede bajar (pago parcial), nunca subir. Debajo, la vista previa “Se va a cobrar: $ 40.000,00”. Si está mal: “Ingresá un monto mayor a 0 y hasta $ 40.000,00”.

Método de pago

Seis opciones: Efectivo, Transferencia, Mercado Pago, Débito, Crédito, Otro. Es una etiqueta para el historial; no hay ningún sistema de cobro conectado detrás.

Fecha

Siempre ahora. No se puede fechar un cobro hacia atrás.

Moneda

La de la suscripción.

Botones

Cancelar y Registrar pago (pasa a “Registrando...”). Mientras falte algo, el botón queda gris con una ayuda: “Elegí un método de pago para registrar el cobro.” o “El monto tiene que ser mayor a 0 y no superar el saldo de la cuota.” La ventana no se cierra con la tecla Esc ni con un clic afuera mientras guarda.

Pagos parciales y sobrepago

Qué cambia después del cobro

• Aviso “Pago registrado”.
• La cuota pasa a Pagada si el cobro la completó, o a Parcial si no.
• “Cobrado $ X de $ Y”, la barra, “Falta cobrar” y el pie “Saldo pendiente” se recalculan.
• El pago aparece en la tarjeta Pagos con fecha, hora, cobrador, “Cuota N° X”, método y monto, con Comprobante y Anular.
• El estado del cliente se recalcula: si no queda nada vencido ni por vencer, vuelve a Al día.
• El cobro aparece en Pagos entre los de hoy, con el nombre de quien cobró en la columna Cobrador.

9Anular un pago

Un pago nunca se borra ni se edita. Si se cobró por error, con un monto equivocado o con el método equivocado, se anula con un motivo y, si hace falta, se registra de nuevo. El pago anulado queda visible en el historial para que la caja cierre.

Desde dónde

• En la ficha: el botón Anular en la fila del pago, dentro de la tarjeta Pagos. Solo aparece en pagos de la suscripción abierta.
• En Pagos: al abrir Detalle del pago, el botón Anular pago a la izquierda.

La ventana

• “¿Anular el pago de $ 40.000,00 de Juan Pérez?”
• “El pago queda registrado como anulado y la cuota vuelve a su saldo pendiente. Esta acción no se puede deshacer.”
• Campo Motivo *, obligatorio, hasta 500 caracteres, con el ejemplo “Ej: se cobró por error, monto incorrecto...”. Mientras esté vacío: “Escribí el motivo para poder anular el pago.”
• Botones Volver y Anular pago (pasa a “Anulando...”). Aviso “Pago anulado”.

Qué pasa al anular

• El pago queda marcado como anulado, con fecha, motivo y quién lo anuló. Se ve tachado y con la etiqueta Anulado en la ficha y en Pagos.
• El monto se resta de lo pagado de la cuota. La cuota vuelve al estado que le corresponde por fecha y saldo: Programada, Por vencer, Vencida o Parcial si quedaba otro pago.
• El estado del cliente se recalcula: puede pasar de Al día a Pago pendiente o Vencida en el acto.
• “Cobrado”, “Falta cobrar” y “Saldo pendiente” se actualizan.
• En Pagos, el monto anulado suma a la tarjeta Anulado y deja de sumar a Total cobrado. En el CSV, la fila lleva “Sí” en la columna Anulado y el motivo en “Motivo de anulación”.

10Renovar, cancelar y editar fechas

Cuatro acciones sobre la suscripción abierta: Renovar suscripción arranca un período nuevo, Cancelar suscripción la cierra, Editar fechas corrige el período y el lápiz de una cuota corrige su vencimiento.

Renovar suscripción

Disponible en el menú de la lista y de la ficha, y en el botón de la alerta “El plan vence …”. La ventana dice “Cliente: {nombre}” y, si es compartida, “· Se renueva para los N clientes de la suscripción”.

Qué pasa con la suscripción vieja

Se cierra y pasa al historial con una etiqueta según el caso: Plan cambiado si elegiste otro plan; Renovada si todavía no había vencido; Completada si ya había vencido y estaba toda paga; Terminó el plazo si ya había vencido y quedaba deuda. Todos los clientes que la compartían pasan a la nueva.

Rechazos posibles: “Esta suscripción ya fue renovada o cancelada” (otra persona de la recepción se adelantó), “La suscripción no tiene clientes activos”, “Uno de los clientes ya tiene otra suscripción activa. Recargá la ficha e intentá de nuevo.”

Cancelar suscripción

• Ventana: “¿Cancelar la suscripción de {nombre}?”. Si es compartida agrega “Se cancela para A, B y C.”
• “Las cuotas pendientes quedan registradas en el historial. El cliente pasa a estado “Sin suscripción”.”
• Campo Motivo (opcional), hasta 500 caracteres, con el ejemplo “Ej: mudanza, lesión, baja voluntaria...”.
• Aviso “Suscripción cancelada”.

Efectos: la suscripción se cierra para todos los que la comparten y va al historial con la etiqueta Cancelada. Cada cliente pasa a Sin suscripción, listo para que le asignen un plan nuevo. No se puede cobrar ninguna cuota pendiente ni anular ningún pago de esa suscripción después de cancelarla.

Editar fechas (el lápiz de la tarjeta de la suscripción)

• Ventana “Editar fechas” · “Cambiá el período de la suscripción.” con Fecha de inicio y El plan vence el.
• Regla única: el vencimiento no puede ser anterior al inicio (“La fecha de vencimiento no puede ser anterior a la de inicio”; “Indicá ambas fechas” si falta una). Solo en suscripciones abiertas (“No se puede editar una suscripción cerrada”).
• No mueve las cuotas. Si corrés el vencimiento un mes, las cuotas siguen con sus fechas; si querés moverlas, usá el lápiz de cada una.
• Botón Guardar cambios (“Guardando...”). Aviso “Fechas actualizadas”.

Editar el vencimiento de una cuota (el lápiz de la fila)

• Ventana “Editar vencimiento · Cuota N”.
• La fecha nueva tiene que quedar entre la cuota anterior y la siguiente, sin caer en el mismo día de ninguna de las dos. El calendario ya bloquea el resto; el sistema confirma con “El vencimiento debe quedar entre la cuota anterior y la siguiente”.
• No se puede en cuotas pagadas (“No se puede editar el vencimiento de una cuota pagada”). Sí en cuotas parciales.
• Se permite una fecha pasada: la cuota pasa a Vencida al instante.
• Aviso “Vencimiento actualizado”.

11Suscripción compartida

Un plan familiar en GEMfit es una suscripción compartida: un solo plan, un solo juego de cuotas y varios clientes que la comparten. Cada uno tiene su usuario y sus rutinas; la plata es una sola. No hay límite de cuántos pueden compartir, y el plan no necesita nada especial: cualquier plan se puede compartir.

Cómo se comparte

1. Al asignar el plan. En Asignar plan (no en el alta) está Compartir con (opcional), con el buscador “Buscar clientes sin suscripción...”. Solo aparecen clientes Sin suscripción y Habilitado. Al elegirlos: “Se asignará a Ana, Bruno y Carla.” Si no hay candidatos: “No hay clientes sin suscripción para agregar”.
2. Después, desde la ficha. En el bloque “Comparten esta suscripción (N)”, el botón Agregar cliente abre “Agregar cliente a la suscripción” · “Suscripción: {plan}” · “Se agregará a X. Las cuotas y los pagos no cambian.” · Agregar. Aviso “Cliente agregado” o “Clientes agregados”.

Rechazos al agregar: “No se pueden agregar clientes a una suscripción cerrada”, “X ya está en esta suscripción”, “X ya tiene una suscripción activa”, “X tiene la cuenta deshabilitada”, “Uno de los clientes fue eliminado. Recargá la ficha e intentá de nuevo.”

Quitar a alguien

• La X de la tarjetita abre “Quitar de la suscripción”: “¿Quitar a X de esta suscripción? Deja de tener suscripción activa. Las cuotas y los pagos no cambian.” · Quitar.
• El que sale pasa a Sin suscripción y conserva la suscripción en su historial con “Salió el {fecha}”.
• Al último no se lo puede quitar. La X no aparece cuando queda uno solo (al apoyar el mouse sale el cartel “Para cerrar la suscripción, cancelala”). Si se fuerza, el sistema dice “No se puede quitar al único cliente de la suscripción. Para cerrarla, cancelala.”

Quién paga

Las cuotas son una sola serie para todos. Cada cobro se registra desde la ficha de uno de los clientes: la ventana dice “Le cobrás a {nombre}” y “Suscripción compartida con A y B”. En la tarjeta Pagos de todos aparece la columna Registrado desde con el nombre de quien pagó, y Anular usa ese nombre, no el de la ficha que tengas abierta. En la práctica: la madre puede pagar la cuota 1 y el hijo la cuota 2, y las dos figuran en la misma suscripción.

Cómo se ve en cada lugar

12Asignar un plan a un cliente existente

Para un cliente que ya existe y está Sin suscripción: porque se creó sin plan, porque se le canceló, porque salió de una compartida o porque lo creó un entrenador desde su panel.

Quién es elegible

Solo un cliente que no tiene suscripción abierta y cuya cuenta está Habilitado. Si cumple, aparece Asignar plan en el menú de la lista y de la ficha. La tarjeta de la ficha dice “Sin suscripción activa” · “Este cliente todavía no tiene un plan asignado.” con el botón Asignar plan.

La ventana

• “Asignar plan” · “Cliente: {nombre}”.
• Menú desplegable Plan (“Seleccioná un plan”) con los planes activos. Sin planes: “No hay planes activos. Creá uno en la sección Planes antes de asignar.”
• Fecha de inicio: hoy por defecto (vuelve a hoy cada vez que se abre), sin límite hacia atrás.
• La misma tarjeta “Forma de pago” del alta, con las mismas reglas de cuotas.
• El botón de prender y apagar Cobrar la primera cuota ahora, prendido por defecto, con su método de pago.
• Compartir con (opcional) para sumar otros clientes sin suscripción (cap. 11).
• Pie fijo de la ventana: “Total del plan $ 90.000,00 / 3 meses · Pago único” a la izquierda y los botones Cancelar y Asignar plan (“Asignando...”) a la derecha. Mientras el botón esté gris, debajo dice por qué: “Elegí un método de pago o apagá el cobro.” o “Revisá los montos de las cuotas.” Aviso “Plan asignado y cobro registrado” o “Plan asignado”.

Rechazos: “El cliente ya tiene una suscripción activa” (alguien le asignó una en el medio), “El cliente no existe”, “El plan seleccionado no existe o no está activo”, “{Nombre} tiene la cuenta deshabilitada”, “{Nombre} ya tiene una suscripción activa”.

13Editar los datos de un cliente

Para corregir un apellido mal escrito o un teléfono viejo. Editar cliente está en la ficha del mostrador, en la ficha del entrenador y en la lista de clientes del dueño.

Qué se edita

• La ventana dice: “El usuario y la contraseña no cambian acá: el cliente sigue entrando a la app igual.”
• Campos Nombre *, Apellido *, Email (opcional) y Teléfono (opcional) (selector de país + número, con la ayuda “Es el número al que se le manda WhatsApp.”).
• Errores que aparecen mientras escribís y dejan el botón gris: “El nombre es obligatorio”, “El apellido es obligatorio”, “Email inválido”.
• Botones Cancelar y Guardar cambios (“Guardando...”). Aviso “Datos del cliente actualizados”. La ficha o la fila se actualiza en el lugar, sin recargar.

Qué pasa al guardar

• Nombre y apellido se guardan con la primera letra en mayúscula (“nadia” se guarda como “Nadia”).
• El email se guarda en minúsculas y tiene que ser único entre los clientes del gimnasio: “Ya hay un cliente con ese email en el gimnasio”.
• El teléfono se guarda de la misma forma que en el alta (un código de país repetido se arregla solo). Si lo que escribiste no tiene dígitos: “Teléfono inválido”.

Quién puede

14Cambiar contraseña, deshabilitar y eliminar

Tres acciones sobre la cuenta del cliente, no sobre su suscripción. Las tres están en el menú de la lista y de la ficha del mostrador, y también en los paneles del entrenador (para sus clientes) y del dueño.

Cambiar contraseña

• Ventana “Cambiar contraseña” · “Ingresá la nueva contraseña para {nombre}.” Mínimo 6 caracteres (“La contraseña debe tener al menos 6 caracteres”).
• Aviso “Contraseña cambiada exitosamente”.
• La recepción y el dueño pueden con cualquier cliente; el entrenador solo con los suyos (“Cliente no encontrado o no asignado a vos”).

Deshabilitar / Habilitar

Se aplica al instante, sin ventana de confirmación. Aviso “Cliente deshabilitado correctamente” o “Cliente habilitado correctamente”.

Eliminar cliente

Eliminar es un borrado real del usuario: no hay papelera. Los cobros ya registrados no se borran, para que la caja del gimnasio siga cuadrando.

La ventana

• “¿Eliminar a {nombre}? Se borran su cuenta, su acceso a la app y sus rutinas.”
• Solo en las pantallas del mostrador: “Si tiene una suscripción abierta y nadie más la comparte, queda cancelada.” y “Los cobros ya registrados no se borran: siguen en el historial de Pagos como «Cliente eliminado», para que la caja del gimnasio siga cuadrando.”
• “Esta acción no se puede deshacer.” Botones Volver y Eliminar cliente (“Eliminando...”).

Qué borra y qué conserva

Aviso según el caso: “Cliente eliminado”, “Cliente eliminado. Su cobro queda en el historial.” o “Cliente eliminado. Sus 3 cobros quedan en el historial.” Después, la ficha vuelve a la lista.

Por rol

• La recepción y el dueño eliminan a cualquier cliente del gimnasio. En el mostrador la ventana muestra las notas de Pagos; en el panel del dueño, no.
• El entrenador elimina solo a sus clientes (“No tenés permiso para eliminar este cliente”), con la ventana sin las notas de Pagos. El efecto es el mismo: si el cliente tenía plan, la suscripción queda cancelada y los cobros se conservan. En la lista del entrenador el ítem dice “Eliminar”; en su ficha, “Eliminar cliente”.
• El aviso con la cantidad de cobros lo ven los tres.

15Pagos: la caja

Pagos es la caja: “Historial de cobros, métricas y anulaciones”. Cuatro tarjetas con números arriba, una tarjeta “Historial de cobros” con filtros, el botón Exportar y la tabla. Abre siempre en el día de hoy.

Los cuatro números de arriba

Se calculan sobre las filas filtradas (período, método y búsqueda). Si el gimnasio cobra en más de una moneda, hay un bloque de tarjetas por moneda, con el código como título (“ARS”, “USD”); nunca se suman entre sí.

Los colores: Total cobrado en verde, Pagos en azul, Efectivo en ámbar y Anulado en rojo (gris si no hubo anulaciones). Debajo, la línea “Por método:” con cada método que tuvo cobros (“Efectivo $ 145.000,00 · Transferencia $ 17.500,00 · Mercado Pago $ 35.000,00”).

Filtros

La tabla

Columnas Fecha (día y hora, en hora de Argentina), Cliente (con ícono de grupo si comparte; en cursiva “Cliente eliminado” si ya no existe), Plan / Cuota (nombre del plan y “Cuota N° X”), Método, Monto, Cobrador (quien registró el cobro) y Estado (Cobrado o Anulado). Vacío: “No hay pagos para mostrar” · “Probá con otro período o ajustá los filtros”. No se divide en páginas: trae todo el rango elegido de una vez. Si la carga falla: “Error al cargar los pagos” con Reintentar.

Detalle del pago

Un clic en cualquier fila abre “Detalle del pago” · “Qué se cobró, a quién y con qué método.”:

• El monto grande y debajo “Cuota N° X · Efectivo”; etiqueta Anulado si corresponde.
• Filas Cliente (o “Cliente eliminado”), Comparte con (si es compartida), Plan, Fecha (día y hora) y Cobrador.
• Si la suscripción ya se cerró: “Esta suscripción ya fue renovada o cancelada. Sus pagos quedan como historial y no se pueden anular.”
• Si está anulado: recuadro “Anulado el {fecha}” con el motivo.
• Botones: Anular pago a la izquierda (deshabilitado si la suscripción está cerrada), Cerrar y Comprobante como acción principal. Un pago anulado no muestra ni Anular ni Comprobante.

16Reportes

Tres documentos salen de Pagos: la planilla CSV para el contador o para Excel, el reporte PDF del período con totales y listado, y el comprobante de cada cobro para el cliente. Los tres se generan en la computadora de la recepción, en el momento; no se guardan en GEMfit.

Exportar: planilla CSV y reporte PDF

Se exporta exactamente lo que está en la tabla: el período (hoy, un rango o todo el historial), el método, la búsqueda y el botón Mostrar anulados. Si la tabla está vacía: “No hay cobros para exportar en este período”. Al terminar: aviso “Se descargó pagos-2026-10-10.csv”. Si el PDF falla: “No pudimos generar el reporte. Probá de nuevo.” El botón queda deshabilitado mientras la tabla carga o si falló la carga.

Nombre del archivo, según el período: pagos-2026-10-10.csv (un día), pagos-2026-10-01_2026-10-31.csv (rango), pagos-todo-el-historial.csv. El PDF usa el mismo nombre con .pdf.

La planilla CSV

• Separador punto y coma (;), con la marca que hace que Excel muestre los acentos bien. Una fila por pago.
• Los montos van con coma decimal y sin separador de miles (“25000,00”), así Excel y Google Sheets en español los toman como número y se pueden sumar con =SUMA().
• Cualquier celda que empiece con =, +, - o @ lleva un apóstrofo adelante para que la planilla no la interprete como fórmula.

El reporte PDF

• A4 vertical, sin gráficos. Encabezado: el logo de GEMfit, el nombre del gimnasio, “Reporte de cobros”, “Período: 1 de octubre de 2026 al 31 de octubre de 2026” (o un día, o “Todo el historial”) y “Generado el dd/mm/aaaa, hh:mm”.
• Por moneda (con el título “Moneda ARS” solo si hay más de una): caja con Total cobrado, Cobros y Anulados. Después, la tabla “Totales por método” (Método · Cobros · Total) y la tabla “Totales por plan” (Plan · Cobros · Total), ordenadas de mayor a menor y sin contar anulados.
• “Listado de cobros (N)” con Fecha, Cliente, Plan, Cuota, Método, Monto, Cobrador y Anulado.
• Pie en todas las páginas: “Generado con GEMfit” y “Página X de Y”.
• Los totales son los mismos de las tarjetas de arriba, con una salvedad: si apagaste Mostrar anulados, el PDF dice “Anulados —” aunque la tarjeta siga contando.

El comprobante de un cobro

Cada pago no anulado tiene el menú Comprobante, en la fila de la tarjeta Pagos de la ficha y como botón principal de Detalle del pago. Tres salidas, en este orden: Enviar por WhatsApp, Descargar PDF y Copiar texto.

Qué dice

Las mismas líneas en el texto y en el PDF:

• En el texto, el título “Comprobante de pago — {gimnasio}”; en el PDF, el logo de GEMfit, el nombre del gimnasio, “Comprobante de pago” y el número arriba. Después, el Monto en grande.
• Cliente, Comparte con (si es compartida), Plan, Concepto (“Cuota N° X”), Método, Fecha (dd/mm/aaaa hh:mm) y Cobró (quien registró el cobro).
• Si la suscripción sigue abierta: Saldo pendiente (el total que falta de todas las cuotas, o “Sin saldo pendiente”), Próximo vencimiento (si hay una cuota impaga) y El plan vence. Si la suscripción ya se renovó o canceló, este bloque no aparece.
• El número, “Comprobante N° 94F36DE4”: un código de 8 caracteres tomado del número interno del pago. No es correlativo. En el texto va al cierre; en el PDF, arriba a la derecha.

• Enviar por WhatsApp abre un chat con el número del cliente y el texto listo. Sin teléfono cargado: “El cliente no tiene teléfono cargado”.
• Descargar PDF baja comprobante-lucas-gomez-94F36DE4.pdf (o comprobante-cliente-94F36DE4.pdf si el cliente fue eliminado). Aviso “Comprobante descargado”.
• Copiar texto deja el texto en el portapapeles. Aviso “Comprobante copiado”.
• Si algo falla: “No pudimos generar el comprobante”.

17Se puede / No se puede

La lista completa para contestar rápido. Primero lo general, después por rol.

Por rol

18Mensajes que puede ver la recepción y qué significan

Cada mensaje tal cual aparece en pantalla, por qué aparece y qué hacer. Los que aparecen como ayuda debajo de un botón gris se resuelven en la misma ventana. Los demás los manda el sistema cuando algo cambió entre que se abrió la pantalla y se confirmó.

Al dar de alta o asignar un plan

Al cobrar y anular

Al renovar, cancelar, compartir y editar fechas

En la cuenta del cliente

En Pagos, reportes y comprobantes

Avisos de éxito

“Cliente creado” · “Cliente creado y plan asignado” · “Cliente creado y cobro registrado” · “Plan asignado” · “Plan asignado y cobro registrado” · “Pago registrado” · “Pago anulado” · “Suscripción renovada” · “Suscripción cancelada” · “Fechas actualizadas” · “Vencimiento actualizado” · “Cliente agregado” / “Clientes agregados” · “Datos del cliente actualizados” · “Contraseña cambiada exitosamente” · “Cliente deshabilitado correctamente” / “Cliente habilitado correctamente” · “Cliente eliminado” (con o sin la cantidad de cobros) · “Plan creado” / “Plan actualizado” · “Se descargó {archivo}” · “Comprobante descargado” · “Comprobante copiado” · “Credenciales copiadas al portapapeles”.